第10回：「1人退職＝1人採用」ではない ─欠員を機に見直す、組織と仕事の新しい形─

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欠員をチャンスに変える3つの視点

社員が退職すると、多くの場合は「同じポジションを補充する」ことを考えます。
しかし本当に、その1人をそのまま採用しなければならないのでしょうか。

中小企業は限られた人員で成果を上げていく必要があります。だからこそ、欠員は単なる“穴埋め”ではなく、組織を見直す絶好の機会となり得ます。業務や体制を整理することで、採用自体が不要になるケースも珍しくありません。単なるコスト削減にとどまらず、生産性の向上や社員の成長機会にもつながります。

ここでは、欠員が出たときに経営者の皆さまにぜひ検討していただきたい3つの視点をご紹介します。

1. 欠員は“成長のチャンス”に変えられる

欠員は社内人材の育成につなげるチャンスです。

その仕事を希望している人はいないか
その仕事を通じて成長できる人はいないか

例えば、ある企業で、人員増員の時期が収まったときに採用担当者の相次ぐ退職がありました。採用案件は減少していたため、4人の部隊を1人で担うことに。結果、その社員は自ら業務改善に取り組み、経験を通じて大きく成長しました。

とはいえ、この発想は欠員が出てからでは間に合いません。
日頃から上司が部下のキャリア志向や関心を丁寧に聞き取り、成長の方向性を理解しておくことが欠かせません。そうしておけば欠員発生時に自然な配置転換が可能になり、社員が自分のキャリアを前向きに考え、いきいきと働ける職場が育ちます。

「ずっとやりたかった仕事に就けた」――そんな実例がひとつ出てくれば、本人のみならず周囲の希望となり、組織全体に前向きな空気が広がっていきます。

2. 業務を見直せば、必要な人数は変わる

欠員が出たときは、業務の重複や不要な作業が放置されていないかを点検します。

ダブりや減らせる業務はないか
社員でなくても任せられる仕事はないか（業務委託や派遣活用）
AIやテクノロジーで自動化できる業務はないか

ここで有効なのがワークフォース・プランニング（Workforce Planning＝要員計画）です。
経営目標を達成するために必要な人材を、量と質の両面から具体化し、実現するための設計を行う手法です。

具体的には、全業務を洗い出し、

• 付加価値の高い仕事
• 定型的で外部化可能な仕事
• 廃止可能な仕事

に分類します。その上で、最適な人材や仕組みを検討し、社内外のリソースを配分します。こうした整理により、単なる補充採用に頼らず、生産性を高めながら必要人数そのものを減らすことも可能になります。

3. 組織をシンプルにすれば力は高まる

欠員をきっかけに、組織の構造や役割分担を見直すことも重要です。業務フローをよりシンプルにできないかを考えてみましょう。
例えば、2つのグループを1つに統合することで、連携業務の負担が減り、コミュニケーションがスムーズになり、結果としてシナジーが生まれることもあります。

組織改編はエネルギーを要しますが、不満につながらないよう、社員への丁寧な説明も欠かせません。とはいえ、経営者としては長期戦略に基づいた最適な組織体制を常に模索しておく必要があるでしょう。欠員発生は、その好機となります。

採用を考える前に“離職の背景”を探る

忘れてはならないのは、『なぜその社員が退職したのか』という背景に目を向ける視点です。退職者には退職インタビューを行い、業務量や人間関係、評価制度など、隠れた課題を丁寧に把握していきましょう。こうした取り組みは、同じ理由による退職の再発を防ぐだけでなく、組織に潜む改善の糸口を明らかにするうえでも有効です。

退職インタビューのポイントは、事実確認にとどまらないこと。
「どんなときに働きがいを感じたか」「もう一度やり直せるなら、どんな改善を望むか」といった問いを加えることで、組織改善のヒントを引き出しやすくなります。

退職者の言葉を真摯に受け止め、改善を進めることで、潜在的な離職リスクを軽減できます。欠員対応は、職場環境改善への入り口ともいえるでしょう。

まとめ

「1人退職＝1人採用」という固定観念にとらわれず、

既存社員の成長の機会とする
業務を見直し、必要人員を再検討する
組織編成をシンプルにする

この3つの視点を持てば、欠員対応は単なる人員補充にとどまらず、組織全体を進化させる契機となります。採用は数ある選択肢のひとつにすぎず、欠員は未来へ成長していくためのきっかけとなります。

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CBL認定アソシエイトコーチ
Support Runners代表
エグゼクティブコーチ/人材採用支援アドバイザー
山本知子